Os eventos corporativos são muito importantes para empresas por diversos motivos. Eles aumentam a visibilidade da marca, possibilitam o fortalecimento do nome da empresa, atraindo novos leads e vendas, geram networking – desenvolvimento do relacionamento com colaboradores e diferentes corporações – o que pode impulsionar novos negócios, projetos ou parcerias, estreitam relações com clientes já existentes e motivam o público interno.

Assim, esses eventos devem ser realizados com certa frequência pelas empresas que possuem a ambição de estar sempre crescendo e se destacando, uma vez que o mercado é bastante competitivo e quem não aparece acaba ficando para trás. Contudo, não adianta realizar um evento de qualquer jeito só por fazer, pois isso pode gerar um efeito totalmente contrário ao desejado, podendo afastar clientes e sujar o nome da empresa.

Para não errar na hora de planejar eventos, gerar resultados satisfatórios e impulsionar o rendimento da sua corporação, listamos, neste artigo, os principais deslizes e como evitá-los. Afinal, nada como aprender com os erros dos outros para não fazer igual.

  • Não considerar fatores importantes do planejamento

A rotina das empresas pode ser bastante corrida, mas isso não deve ser desculpa para deixar tudo para última hora e não planejar estrategicamente seu evento. Os erros de planejamento podem ser cruciais e é essencial evitá-los.  

Primeiro, é preciso pensar que tipo de evento será lançado: É um coquetel? Palestra? Confraternização? Seminário? Lançamento de produto? Divulgação da marca? Quais são as demandas de cada um?

Após definir isso, é preciso ter alguns cuidados com:

  • O Público-alvo

Os bons eventos são feitos com metas pré-definidas. Essas metas se direcionam a um ou mais públicos-alvo. Dessa forma, é essencial que os eventos sejam pensados especialmente para atender às necessidades e gostos dessas pessoas específicas e, não os gostos pessoais de quem está promovendo o evento. Resultados só são atingidos quando os clientes são bem tratados e se sentem confiantes para fechar um negócio ou uma parceria.

Sua empresa não pode deixar de se perguntar: Quem queremos atingir com esse evento? Quais são os principais convidados? São jovens empreendedores? Empresários com experiência no mercado? De que forma precisamos realizar esse evento para melhor atender às necessidades de todos? Que tipo de mobiliário causará melhor impacto e conforto? Devo apostar no básico e clean ou o público ficará mais satisfeito com sofás e cadeiras luxuosas?

Uma ocasião feita de forma a atender os gostos de jovens, mas voltada para um público mais velho, por exemplo, pode causar irritação e repulsa. Para evitar isso, procure estudar ao máximo seu público e, se possível, reúna-se com os clientes quantas vezes forem necessárias para extrair o máximo de informações, a fim de conhecer seus gostos e ambições.

  • A quantidade de convidados

Muitas empresas esquecem de considerar a quantidade de pessoas que realmente irá ao evento. Uma orientação é enviar um RSVP – uma solicitação para que a pessoa confirme a presença – para que sua empresa possa planejar o espaço e a quantidade de itens de forma coerente. Considerar que apenas 60% dos convidados irá comparecer também é uma boa estratégica de logística. Assim, não há desperdício de alimentação, mobília, espaço e orçamento.

Lembre-se que promover um evento com muitas cadeiras e quantidade reduzida de pessoas, por exemplo, pode poluir o local, além de dificultar o fluxo de pessoas. Assim como uma quantidade pequena de mobiliário pode submeter alguns convidados a ficar de pé, causando desconforto. Encontre a solução mais inteligente e adequada.

  • A localização

Sabendo o tipo de evento, o público-alvo e a quantidade de pessoas, o local não pode ser incoerente. Opções bastante escolhidas são hotéis prestigiados, buffets e centro para convenções. Não erre em relação ao tamanho. Espaços grandes com público pequeno podem gerar distanciamento entre as pessoas e dificultar a interação.

Pense também em questões como: Há facilidade de acesso para carros ou transportes públicos? Existe estacionamento? Se sim, ele possui espaço necessário para todos os veículos?

  • O orçamento

Errar no orçamento pode afundar a empresa em dívidas, além de reduzir a qualidade do evento. É necessário realizar um orçamento estratégico, visando o tamanho do evento, a quantidade de comida, os gastos com iluminação, som, móveis e demais elementos.

Não é o momento de economizar de forma absurda, por isso, não tenha como base o menor preço. Isso irá comprometer o sucesso do evento e o bem-estar dos participantes. É recomendável que você tenha uma equipe especializada para esse momento, que realize pesquisas aguçadas de ofertas e aposte na qualidade de serviços

  • Ambientação inadequada

Um erro que pode ser fatal é em relação à decoração do local. A parte decorativa e a disposição dos móveis são responsáveis por causar a primeira impressão dos convidados, além de possuir a função de mantê-los confortáveis e interessados. No entanto, uma quantidade exagerada de itens decorativos pode gerar uma poluição visual, capaz de cansar e causar desconforto nos convidados.

Estudos como psicologia das cores mostram que cada cor é capaz de transmitir determinadas sensações. Você pode usar isso em prol dos objetivos de seu evento. A cor vermelha, por exemplo, pode gerar excitação, calor, paixão e irritabilidade. Já o azul transmite confiança, tranquilidade e aspecto de limpeza.

Evite também problemas com:

  • O mobiliário

Para evitar desconfortos, pesquise que tipo de mobiliário melhor se adequará ao evento. Evite utilizar o espaço de forma desfavorável. Escolha empresas profissionais com nome no mercado para montar o ambiente. A Telelok conta com uma equipe altamente especializada que irá montar o mobiliário do seu evento de forma a otimizar o espaço e corresponder a todas as demandas.

Algumas opções de mobília interessantes são poltronas para lounges,  pufes, mesas de centro, bistrôs — tudo bem arquitetado para oferecer conforto aos participantes do evento. As mesas redondas são uma excelente opção para jantares corporativos e as mesas tipo bistrô oferecem uma variedade maior de estilo e cor, sendo ideais para bares, exposições e coquetéis.

 Estudos como neuroarquitetura apontam que um bom layout é capaz de causar sensação de bem-estar nas pessoas, impulsionando a produtividade e os resultados, tornando-se essencial para o sucesso do seu evento. 

Conte com uma empresa especialista em mobiliário para eventos como a Telelok

  • A iluminação e som

Estes também devem estar coerentes com o público-alvo. Uma pesquisa aguçada sobre os melhores tipos de iluminação e de música para cada tipo de evento são importantes, porque são fatores que também afetam diretamente a comodidade dos participantes.

Nem todo evento precisa ter música. Às vezes, um som ambiente é uma boa estratégia. Músicas altas podem causar desconforto e dificultar a comunicação.

Um local bem iluminado é essencial para manter o interesse dos participantes. No caso de jantares, você pode apostar em pontos de luz localizados estrategicamente e cores mais amareladas, que transmitem a sensação de tranquilidade.

 

  • Falha na divulgação

O constrangimento de divulgar informações erradas sobre o evento pode ser muito grande. Pense com calma na melhor data e horário e marque com atenção.

Invista em uma divulgação eficaz, pois é a forma que você irá atrair o público. Busque os canais de maior relevância, use a linguagem do seu público, forneça todas as informações de forma clara e não se esqueça de checar todos os detalhes antes da publicação. Cuidado com o uso apenas de e-mails automativos como forma de divulgação, pois eles podem cair no lixo eletrônico ou passarem despercebidos.

 

  • Falha de cronograma

Não estabelecer horário de início, meio e fim pode fazer com que tudo aconteça de forma atropelada. No caso de palestras, em que haja mais que uma apresentação, o erro de cronograma pode fazer com que uma ocupe tempo demais, comprometendo ou inviabilizando a performance das demais, podendo aborrecer os convidados. Evite desgastes estabelecendo um tempo determinado para cada momento do evento, com folgas para possíveis imprevistos.
 

  • Falta de feedback

É bastante recomendável analisar eventos anteriores, apontando o que funcionou e o que deve ser evitado. Empresas estão habituadas às Análises SWOT – estudos sobre o rendimento de algo, de forma a estudar as fraquezas, os pontos fortes, as novas oportunidades e as ameaças. Este cálculo também pode ser aplicado aos eventos.

Procure fazer pesquisa de feedback dos participantes, visto que o evento é destinado a eles. Uma perspectiva externa é sempre bastante relevante, pois funciona como uma técnica sólida de contabilizar resultados. Os dados podem ser coletados de forma anônima por meio da entrega de formulários ao final do evento, com avaliações sobre a organização, estrutura, metodologia e serviços. Com esses dados, as chances de errar vão diminuindo e a empresa tem a conciência do que agradou aos convidados.

 

  • Despreparo com imprevistos

Grande ou pequeno, não existe evento sem imprevistos. Tenha em mente que a forma como a empresa lida com problemas pode fazer com que a situação passe despercebida ou que haja admiração pela forma com que ela soube manusear o problema ou crise. Assim, tenha uma equipe preparada e formule um plano B para tudo.

 

  • Falta de uma equipe profissional

Na escolha de todos os serviços necessários, optar por equipes profissionais, sérias e com nome no mercado é garantia de sucesso. Procure profissionais com experiência no planejamento de eventos, evitando assim os principais erros aqui mencionados.

A Telelok dispõe dos melhores profissionais para montar seu evento de forma rápida, inteligente e eficaz, trazendo sucesso e resultados positivos à sua empresa!